Integritetspolicy

Registeransvarig
Hotel Kakola Oy, Kakolankatu 14, 20100 Turku, y-tunnus 3093306-3

Kontaktperson för ärenden som gäller registret
Kontaktpersonen för frågor som rör registret och utövandet av den registrerades rättigheter är: Johanna Lähteenmäki Växel: +358 2-5150555

Namn på registret
Hotel Kakola Oy – Kundregister

Laglig grund för hantering av personuppgifter
Hanteringen av personuppgifter grundar sig på berättigat intresse, dvs. behandlingen av personuppgifter i kundregistret grundar sig på kundrelationen mellan konsument- och företagskunder hos Hotel Kakola Oy. Registeransvarige behandlar också kunddata i enlighet med ett avtal mellan registeransvarige och den registrerade. På denna grund behandlas personuppgifter som samlats in från kunden när denne gör en restaurang- eller rumsbokning eller för restaurang- och rumsfaktureringsändamål.

Ändamål med hantering av personuppgifter
De ändamål för vilka de kunduppgifter som finns i kundregistret används är:
• hantering av bokningar som gjorts av kunden
• hantering och utveckling av kundrelationer
• kommunikation om kundrelationer
• försäljning och genomförande av tjänster
• marknadsföring av tjänster
• hantering av personuppgifter i samband med betalning, fakturering, övervakning och inkassering av betalningar
• registeransvariges utveckling av affärsverksamheten och kundtjänster
Kundens eventuella information om specialkost kommer endast att hanteras i samband med tillagning och servering av mat.

Personuppgifter som behandlas
Registeransvarige behandlar följande personuppgifter:
• kundernas för- och efternamn, födelsedatum, telefonnummer, adress, e-postadress
• nationalitet
• information om bokningar
• information om användning och köp av tjänster
• kundens uppgifter om betalningsmetod, faktureringsuppgifter, eventuella betalningsförseningar
• information om kundens val och preferenser
• eventuell återkoppling från kunder och information om reklamationer
• information om de lagliga förbuden mot direktmarknadsföring som tillhandahålls av den berörda personen
För företagskunder behandlar registeransvarige följande personuppgifter:
• namn, adress, e-postadress och telefonnummer för företagskundens kontaktperson
• eventuell återkoppling från kunder och information om reklamationer
• eventuell återkoppling från kunden och information om reklamationer

Varifrån får vi personuppgifter
Registeransvarig erhåller personuppgifter:
• från den registrerade själv, t.ex. via e-post och telefon eller i samband med marknadsföringsevenemang
• information som erhållits i samband med användning av tjänsterna och besök
• från deras hemsidor via formulär för beställning och offertförfrågan
• externa hemsidor för restaurangbokningar
• tredjepartsföretag för hotellbokningstjänster
• från den registrerade arbetsgivaren vid bokning av tjänster
• externa källor såsom offentliga register

Personuppgifternas mottagare eller kategorier av mottagare
Uppgifterna i kundregistret behandlas endast av personer vars arbete i huvudsak innefattar hantering av uppgifterna. Tillgång till registret kräver separata ID och lösenord. Informationen kommer inte att lämnas ut till tredje part. Uppgifter kan dock lämnas ut till offentliga myndigheter på begäran om information enligt lagen.

Överföring av uppgifter utanför EU
Vi använder underleverantörer för att tillhandahålla våra tjänster, vilka kan vara belägna utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. När uppgifter överförs utanför EU och EES säkerställer vi en adekvat skyddsnivå för personuppgifter, bland annat genom att komma överens om sekretess- och behandlingsfrågor enligt vad som krävs enligt lag.

Förvaringstid av personuppgifter
Personuppgifterna i kundregistret kommer att sparas under den tid som kundrelationen varar. Registeransvarige anser att en kundrelation har upphört om kunden inte har använt företagets tjänster på 2 år.
Uppgifterna får dock bevaras och hanteras efter det att kundrelationen har upphört om det är nödvändigt av berättigade skäl eller för att hantera reklamationer. Förvaringstiden för uppgifterna i kundregistret är i enlighet med de förvaringstider som krävs enligt lag, t.ex. bokföringslagen. Den information som krävs enligt bokföringslagen bevaras så länge som krävs enligt bokföringslagen. Kontaktuppgifter till företagskunder raderas på motsvarande sätt efter det att företaget bedömts ha upphört att vara kund. Uppgifterna kan dock bevaras efter denna period om det finns en annan motivering. Om uppgifterna behandlas enligt avtal mellan registeransvarige och den registrerade, sparas uppgifterna så länge som de behövs för att genomföra avtalet. När avtalet har ingåtts kommer uppgifterna att bevaras så länge kundrelationen består eller så länge det finns någon annan anledning till behandlingen (t.ex. reklamationer eller bokföringslagen). I samband med kundrelationen hanteras endast uppgifter som är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in. Registeransvarige utför regelbundna granskningar för att radera onödiga uppgifter.

Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att begära tillgång till uppgifter som rör hen och rätt att få dem rättade om de är felaktiga. På begäran av den registrerade kan hanteringen av uppgifterna begränsas eller helt raderas från registret. Den registrerade har rätt att förbjuda användningen av uppgifterna, t.ex. för direkt marknadsföring.

Rätt att lämna in en anmälan till tillsynsmyndigheten
Den registrerade har rätt att lämna in en anmälan till den behöriga tillsynsmyndigheten om den registrerade anser att registeransvarige inte har följt gällande dataskyddsförordning.

Förfrågningar som rör utövandet av den registrerades rättigheter
För frågor som rör hanteringen av personuppgifter och situationer som rör utövandet av den registrerades rättigheter kan den registrerade kontakta registeransvariges kontaktperson som nämns i punkt 2.
En begäran om tillgång eller någon annan begäran om utövande av den registrerades rättigheter till registeransvarige måste göras skriftligen, antingen via e-post eller per post. Begäran kan också göras personligen på registeransvariges kontor. Registeransvarige kan begära att den registrerade på lämpligt sätt specificerar vilka uppgifter eller behandlingsåtgärder som omfattas av den registrerades begäran.

För att säkerställa att personuppgifter inte lämnas ut till andra personer än den registrerade i samband med utövandet av den registrerades rättigheter, får den personuppgiftsansvarige i förekommande fall begära att den registrerade lämnar in en undertecknad begäran om granskning. Registeransvarige kan också begära att den sökande styrker sin identitet med hjälp av en officiell identitetshandling eller på annat tillförlitligt sätt.